Las transacciones entre empresas y profesionales se registran, en sus múltiples variantes, en documentos comerciales (también llamados documentos mercantiles); Estos títulos y recibos registran los aspectos relativos a estas operaciones, de acuerdo con la legislación aplicable.
¿Qué son los documentos comerciales?
Los documentos comerciales pueden definirse como todos aquellos recibos que dejan constancia de operaciones comerciales entre profesionales y/o empresas, de conformidad con la ley y los usos y costumbres del mundo empresarial.
La importancia de los documentos comerciales se puede entender analizando los siguientes aspectos:
- Estos documentos definen las responsabilidades legales entre las partes involucradas, al tiempo que definen sus derechos y obligaciones legales.
- Por tanto, sirven como prueba para justificar dichas transacciones.
- Su simple existencia implica la contabilización de estas operaciones.
- También permiten la conciliación entre operaciones comerciales y asientos contables.
¿Qué tipos de documentos comerciales existen?
Los documentos comerciales se pueden clasificar según tres criterios esenciales: carácter vinculante, legitimación o contenido.
Dependiendo de las relaciones de las partes involucradas, los documentos comerciales son:
- Negociable. Son documentos que representan una promesa de pago (cheques, letras de cambio, pagarés, facturas de cambio, etc.).
- No negociable. Son aquellos que sirven como simple soporte a la transacción, y no contienen un enlace de pago directo (facturas, pedidos, notas de crédito, cotizaciones, etc.).
Según la legitimación jurídica, los documentos comerciales se dividen en:
- Público. Las partes firman sus acuerdos ante notario o funcionarios judiciales, quienes legitiman y testimonian públicamente los acuerdos.
- Privado. Los acuerdos se firman directamente entre las partes, sin la presencia de ninguna parte adicional que deba dar fe de cualquiera de sus condiciones.
Y dependiendo del contenido, los documentos comerciales pueden ser:
- Informativo. Son aquellos que proporcionan datos relativos a la mercancía, como condiciones de pago, precio o estado.
- Soporte. Se utilizan para demostrar la finalización de una transacción comercial y para cumplir o respaldar una obligación de pago.
¿Cuáles son las características de los documentos comerciales?
La presencia de la mayoría de los datos contenidos en estos documentos se atribuye más a la costumbre que a la legislación, aunque cada tipo de documento tiene particularidades amparadas por las diferentes leyes que rigen el comercio.
Datos generales
- Nombre del documento.
- Fecha y lugar de emisión.
- Identificador único del documento.
- Identificación de las partes involucradas en la transacción a que se refiere el documento.
- Valores monetarios (tanto en números como en palabras).
- Concepto detallado de la operación comercial a que se refiere.
- Firmas de las partes que autorizan la transacción.
Datos privados
- Fecha de vencimiento (de una factura).
- Fecha de vencimiento (de una cotización).
- Indicador de tamaño del documento (para contratos de varias páginas).
8 tipos de documentos comerciales
- comprobar: Un cheque es una simple orden de pago que alguien gira contra un banco; El librador dispone de fondos depositados a petición suya en la cuenta bancaria.
- Letra de cambio: Una letra de cambio es una orden de pago incondicional emitida por el deudor para pagar una suma de dinero en una fecha específica a un beneficiario (acreedor).
- pagaré: Un pagaré es una orden de pago privada, mediante la cual una persona o entidad se compromete a pagar una cantidad a otra parte, en una fecha y lugar predeterminados.
- Orden de compra: La orden de compra es el documento mediante el cual una entidad formaliza una solicitud de suministro a otra, sin comprometer a las partes (ni al solicitante a pagar ni al proveedor a ejecutarla), salvo que esté formalmente firmada y aceptada por el vendedor y el comprador.
- Albarán de entrega: En el albarán de entrega, el vendedor anota todos los detalles de la mercancía objeto de la transacción: descripción, cantidades, precio, presupuesto de entrega y forma de pago. A diferencia del pedido de compra, el albarán de entrega conlleva un compromiso de entrega por parte del vendedor.
- Albarán de entrega: El albarán de entrega sirve al comprador para certificar la recepción de la mercancía vendida, expresando así su conformidad y dando derecho al vendedor al derecho de recuperación.
- Factura: La factura es el documento que el vendedor entrega al comprador para justificar plenamente la transacción, aceptando los términos acordados y haciendo responsable al comprador del pago según dichos términos.
- Nota de débito y crédito: Son comunicaciones enviadas para notificar cargos o deducciones de la cuenta por motivo justificado e incluidas en las mismas.
Como puedes ver, aunque no todos los documentos comerciales tienen la misma relevancia en las transacciones comerciales, todos tienen un motivo y un alcance. Cada tipo de documento comercial ratifica parte de la operación y compromete más o menos a las partes involucradas en el negocio.
