ūüďąDocumentos comerciales: todo lo que necesitas saber

Las transacciones entre empresas y profesionales se registran, en sus m√ļltiples variantes, en documentos comerciales (tambi√©n llamados documentos mercantiles); Estos t√≠tulos y recibos registran los aspectos relativos a estas operaciones, de acuerdo con la legislaci√≥n aplicable.

¬ŅQu√© son los documentos comerciales?

Los documentos comerciales pueden definirse como todos aquellos recibos que dejan constancia de operaciones comerciales entre profesionales y/o empresas, de conformidad con la ley y los usos y costumbres del mundo empresarial.

La importancia de los documentos comerciales se puede entender analizando los siguientes aspectos:

  • Estos documentos definen las responsabilidades legales entre las partes involucradas, al tiempo que definen sus derechos y obligaciones legales.
  • Por tanto, sirven como prueba para justificar dichas transacciones.
  • Su simple existencia implica la contabilizaci√≥n de estas operaciones.
  • Tambi√©n permiten la conciliaci√≥n entre operaciones comerciales y asientos contables.
documentos comerciales

¬ŅQu√© tipos de documentos comerciales existen?

Los documentos comerciales se pueden clasificar seg√ļn tres criterios esenciales: car√°cter vinculante, legitimaci√≥n o contenido.

Dependiendo de las relaciones de las partes involucradas, los documentos comerciales son:

  • Negociable. Son documentos que representan una promesa de pago (cheques, letras de cambio, pagar√©s, facturas de cambio, etc.).
  • No negociable. Son aquellos que sirven como simple soporte a la transacci√≥n, y no contienen un enlace de pago directo (facturas, pedidos, notas de cr√©dito, cotizaciones, etc.).

Seg√ļn la legitimaci√≥n jur√≠dica, los documentos comerciales se dividen en:

  • P√ļblico. Las partes firman sus acuerdos ante notario o funcionarios judiciales, quienes legitiman y testimonian p√ļblicamente los acuerdos.
  • Privado. Los acuerdos se firman directamente entre las partes, sin la presencia de ninguna parte adicional que deba dar fe de cualquiera de sus condiciones.

Y dependiendo del contenido, los documentos comerciales pueden ser:

  • Informativo. Son aquellos que proporcionan datos relativos a la mercanc√≠a, como condiciones de pago, precio o estado.
  • Soporte. Se utilizan para demostrar la finalizaci√≥n de una transacci√≥n comercial y para cumplir o respaldar una obligaci√≥n de pago.

¬ŅCu√°les son las caracter√≠sticas de los documentos comerciales?

La presencia de la mayoría de los datos contenidos en estos documentos se atribuye más a la costumbre que a la legislación, aunque cada tipo de documento tiene particularidades amparadas por las diferentes leyes que rigen el comercio.

Datos generales

  • Nombre del documento.
  • Fecha y lugar de emisi√≥n.
  • Identificador √ļnico del documento.
  • Identificaci√≥n de las partes involucradas en la transacci√≥n a que se refiere el documento.
  • Valores monetarios (tanto en n√ļmeros como en palabras).
  • Concepto detallado de la operaci√≥n comercial a que se refiere.
  • Firmas de las partes que autorizan la transacci√≥n.

Datos privados

  • Fecha de vencimiento (de una factura).
  • Fecha de vencimiento (de una cotizaci√≥n).
  • Indicador de tama√Īo del documento (para contratos de varias p√°ginas).

8 tipos de documentos comerciales

  1. comprobar: Un cheque es una simple orden de pago que alguien gira contra un banco; El librador dispone de fondos depositados a petición suya en la cuenta bancaria.
  2. Letra de cambio: Una letra de cambio es una orden de pago incondicional emitida por el deudor para pagar una suma de dinero en una fecha específica a un beneficiario (acreedor).
  3. pagaré: Un pagaré es una orden de pago privada, mediante la cual una persona o entidad se compromete a pagar una cantidad a otra parte, en una fecha y lugar predeterminados.
  4. Orden de compra: La orden de compra es el documento mediante el cual una entidad formaliza una solicitud de suministro a otra, sin comprometer a las partes (ni al solicitante a pagar ni al proveedor a ejecutarla), salvo que esté formalmente firmada y aceptada por el vendedor y el comprador.
  5. Albarán de entrega: En el albarán de entrega, el vendedor anota todos los detalles de la mercancía objeto de la transacción: descripción, cantidades, precio, presupuesto de entrega y forma de pago. A diferencia del pedido de compra, el albarán de entrega conlleva un compromiso de entrega por parte del vendedor.
  6. Albarán de entrega: El albarán de entrega sirve al comprador para certificar la recepción de la mercancía vendida, expresando así su conformidad y dando derecho al vendedor al derecho de recuperación.
  7. Factura: La factura es el documento que el vendedor entrega al comprador para justificar plenamente la transacci√≥n, aceptando los t√©rminos acordados y haciendo responsable al comprador del pago seg√ļn dichos t√©rminos.
  8. Nota de débito y crédito: Son comunicaciones enviadas para notificar cargos o deducciones de la cuenta por motivo justificado e incluidas en las mismas.

Como puedes ver, aunque no todos los documentos comerciales tienen la misma relevancia en las transacciones comerciales, todos tienen un motivo y un alcance. Cada tipo de documento comercial ratifica parte de la operación y compromete más o menos a las partes involucradas en el negocio.

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