Hay grandes ventajas en la concesión de créditos basados en el tiempo para sus clientes. Esto beneficia la relación que su negocio puede tener con ellos porque, por lo tanto, no afecta su liquidez por el capital circulante u otros pagos que pueden tener.
Según el último informe sobre la evolución del financiamiento de las empresas, publicada por Banco Do México, la financiación de los proveedores fue el principal recurso financiero del 65.5% de las empresas mexicanas.
Aunque este tipo de crédito es ventajoso, también genera deudas para aquellos que lo reciben. Estas deudas se conocen como cuentas por pagar y su administración correcta, así como una rotación eficiente, harán que sus finanzas no se interesen.
Aquí, explicamos qué facturas pagaderas y qué aspectos debe considerar para una buena gestión.
¿Cuáles son las cuentas para pagar?
Las cuentas por pagar son deudas que una empresa adquiere sus proveedores debido a la adquisición de bienes o servicios.
Es decir, en el momento de la compra de cualquier servicio o producto para la producción de sus productos o para proporcionar a sus empleados todo lo que sea necesario para hacer su trabajo, se generan las deudas que debe resolver al vendedor en el tiempo acordado.
Los proveedores ofrecen este tipo de crédito para buscar mejores relaciones con sus clientes que, en función de esta adquisición, generan estas deudas pendientes.
Algunos ejemplos de cuentas a pagar son:
- Proveedores Nacionales: Montos pendientes de pago a proveedores locales por bienes o servicios adquiridos.
- Proveedores Internacionales: Deudas con proveedores extranjeros por importaciones de bienes o servicios.
- Sueldos y Salarios por Pagar: Salarios, beneficios y otros pagos pendientes a los empleados.
- Impuestos por Pagar: Impuestos sobre las ventas, impuestos a la renta y otros impuestos que la empresa debe remitir a las autoridades fiscales.
- Préstamos a Corto Plazo: Deudas con instituciones financieras u otras entidades por préstamos a corto plazo que deben pagarse en el próximo año.
- Intereses por Pagar: Intereses acumulados sobre préstamos u otras obligaciones financieras que aún no se han pagado.
- Arrendamientos por Pagar: Pagos pendientes por arrendamientos de propiedades, equipos u otros activos.
- Facturas Pendientes de Aprobar: Facturas recibidas pero que aún están en proceso de aprobación interna antes de su pago.
- Deudas por Servicios Públicos: Deudas pendientes con compañías de servicios públicos como electricidad, agua y gas.
- Deudas por Mantenimiento y Reparaciones: Montos pendientes de pago a proveedores de servicios de mantenimiento y reparaciones.
- Deudas por Publicidad y Marketing: Pagos pendientes a agencias de publicidad, empresas de relaciones públicas u otros proveedores de servicios de marketing.
- Deudas por Suministros de Oficina: Pagos pendientes por suministros de oficina, papelería y otros materiales utilizados en el negocio.
- Deudas por Seguros: Pagos pendientes a compañías de seguros por primas de seguros comerciales.
- Deudas por Capacitación y Desarrollo: Pagos pendientes a proveedores de servicios de capacitación y desarrollo de empleados.
- Deudas por Alquiler de Equipos: Montos pendientes de pago por el alquiler de equipos y maquinaria.
Tipos de cuentas por pagar
Según el período en que tienen que liquidar, hay dos tipos de cuentas a pagar:
- Corto plazo. También conocido como pasivos corrientes, estas cuentas deben pagarse dentro de un período de menos de un año.
- A largo plazo. Conocidas como responsabilidad no corriente, las cuentas a largo plazo deben resolverse dentro de un año.
- Las cuentas a largo plazo deben reclasificarse al final del saldo, si caducan en un período de menos de un año.
Administración de cuentas por pagar
Es muy importante tener en cuenta los aspectos que harán que la gestión de las cuentas por pagar por una actividad fácil para su empresa. Estos aspectos están relacionados con la liquidez y la planificación correcta de los pagos.
Aunque es útil obtener este tipo de créditos de sus proveedores, también puede convertirse en un problema grave cuando estas deudas no pueden abordarse dentro del período establecido, generando intereses o una mala imagen de la empresa.
Tener una buena liquidez ayuda a ajustarse a todas las deudas de deuda y solvencia “) y las obligaciones que una empresa adquiere. La deuda no es mala, siempre que no genere problemas contrarios a las disposiciones.
Hay indicadores financieros que pueden ayudarlo a comprender mejor su flujo de efectivo, como el ciclo de conversión de efectivo, los días de venta que cuelgan la recolección o el índice del capital circulante. Saber lo que su situación financiera puede ayudarlo a tomar decisiones sobre las deudas que acumula.
Rotación de las cuentas por pagar
La rotación de las cuentas por pagar es un índice que nos permite conocer la cantidad de veces en las que su empresa paga sus deudas por un libro.
Este indicador nos ayuda a conocer la solvencia que la compañía tiene que pagar por sus deudas en períodos acordados. Por lo tanto, también puede indicarse si no se produce falla con liquidez o ciclo de conversión de efectivo. También podemos saber si solo hay una buena gestión de las cuentas a pagar.
Rotación de cuentas por pagar: fórmula
La fórmula para el cálculo de la rotación de las facturas por pagar es: rotación de las cuentas por pagar = compras totales para proveedores / facturas medianas a pagar. Si necesita conocer los días promedio que su empresa toma para pagar a un proveedor, tendrá que dividir 365 rotando las cuentas por pagar.
Financiamiento en las cuentas por pagar
Encontrar préstamos para poder resolver las facturas que se pagarán lo antes posible tienen ventajas que afectan directamente a la cadena de suministro. Esto es para mejorar la relación de sus clientes y puede continuar trabajando con usted sin problemas.
El factoring inverso es una excelente opción para avanzar en los pagos. Este tipo de financiación es que una empresa factorial (llamada factor) avanza un porcentaje del valor neto de la factura a su proveedor. Después de un cierto período, su empresa liquide la deuda con el factor más una comisión y deposita el resto a su proveedor.
Este tipo de financiación se ha convertido en una excelente opción debido a la simplicidad del proceso y la reducción de los requisitos con respecto a una institución financiera tradicional.
Ejemplo de cuentas por pagar
Supongamos que una empresa ficticia llamada “Ejemplo S.A.” compra mercancía a un proveedor por un valor de $10,000. La transacción se realiza a crédito, lo que significa que Ejemplo S.A. tiene un plazo de 30 días para pagar la factura.
El 1 de noviembre, Ejemplo S.A. recibe la mercancía y la factura del proveedor. La empresa registra esta transacción en su libro de cuentas por pagar de la siguiente manera:
- Registro inicial (1 de noviembre):
Cuentas por Pagar $10,000
Mercancía $10,000
- En este momento, Ejemplo S.A. registra la deuda en su cuenta de cuentas por pagar y aumenta su inventario con el valor de la mercancía recibida.
Pasados 30 días, el 1 de diciembre, Ejemplo S.A. realiza el pago al proveedor:
- Pago de la factura (1 de diciembre):
Cuentas por Pagar $10,000
Efectivo/Banco $10,000
- Ejemplo S.A. disminuye su cuenta de cuentas por pagar al realizar el pago, y a su vez, reduce su efectivo o disminuye su cuenta bancaria en el mismo monto.
Este es un ejemplo básico de cómo funcionan las cuentas por pagar en una transacción comercial. Es importante tener en cuenta que en situaciones reales, las transacciones y los registros contables pueden ser más complejos, involucrando descuentos, devoluciones, intereses por pagos tardíos y otros factores que pueden afectar el saldo final de las cuentas por pagar.
Preguntas frecuentes sobre cuentas por pagar
- ¿Qué son las cuentas por pagar?
Las cuentas por pagar son las obligaciones que una empresa tiene con sus proveedores por bienes o servicios recibidos, pero que aún no han sido pagadas. - ¿Por qué las empresas tienen cuentas por pagar?
Las empresas utilizan cuentas por pagar para obtener bienes o servicios necesarios para sus operaciones sin tener que pagar de inmediato. Esto les permite gestionar su flujo de efectivo de manera más efectiva. - ¿Cuál es la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar?
Las cuentas por pagar son las deudas de la empresa con proveedores, mientras que las cuentas por cobrar son los montos que los clientes deben a la empresa por bienes o servicios vendidos a crédito. - ¿Qué términos comunes se utilizan en las cuentas por pagar?
Algunos términos comunes incluyen “plazo de pago” (el período durante el cual se espera que se realice el pago), “descuentos por pronto pago” (descuentos ofrecidos por los proveedores para pagos rápidos) y “intereses por pagos tardíos” (intereses que pueden aplicarse si no se paga dentro del plazo acordado). - ¿Qué sucede si una empresa no paga sus cuentas por pagar a tiempo?
Si una empresa no paga sus cuentas por pagar a tiempo, puede enfrentar penalizaciones como cargos por pagos tardíos o pérdida de descuentos por pronto pago. Además, puede dañar su relación con los proveedores. - ¿Cómo se gestionan las cuentas por pagar de manera efectiva?
Para gestionar las cuentas por pagar de manera efectiva, las empresas deben llevar un registro preciso de las obligaciones, negociar plazos y condiciones favorables con los proveedores, y asegurarse de cumplir con los pagos dentro de los plazos acordados. - ¿Qué impacto tienen las cuentas por pagar en el estado financiero de una empresa?
Las cuentas por pagar afectan el balance general de una empresa, ya que representan una obligación financiera. Además, pueden afectar la liquidez y la capacidad de endeudamiento de la empresa. - ¿Cómo se contabilizan las cuentas por pagar en los libros de contabilidad?
Las cuentas por pagar se registran como pasivos en el balance general de la empresa. Cuando se recibe una factura, se registra como un aumento en las cuentas por pagar y una disminución en el inventario o gastos, dependiendo de la naturaleza de la transacción.
Recuerda que las respuestas pueden variar dependiendo del contexto específico de cada empresa y sus acuerdos con proveedores.
