El inventario periódico es una de las formas más comunes de realizar inventarios. Es el proceso mediante el cual las empresas mantienen el control de la mercancía en su almacén y que, como su nombre indica, se produce periódicamente (puede ser mensual, trimestral, semestral o anual).
El inventario periódico sigue siendo un inventario físico, es decir, una operación manual que requiere que los operarios recorran el almacén contando uno a uno los productos almacenados en las estanterías. Por tanto, esto requiere una organización impecable para hacerlo rápidamente y sin cometer errores.
En este artículo veremos las ventajas y desventajas de esta operación, así como las diferencias entre esta forma de realizar inventarios y otros tipos, como el inventario permanente.
¿Qué es el inventario periódico y en qué consiste?
El inventario periódico es una verificación de inventario que se realiza manualmente de vez en cuando, generalmente varias veces al año. Consiste en identificar lugares de almacenamiento para determinar con precisión la cantidad de productos almacenados en una fecha determinada.
La mercancía es uno de los mayores activos de cualquier negocio. Por ello, mantener un estricto control de stock y realizar inventarios es una de las prioridades de cualquier negocio. El objetivo es evitar desabastecimientos que puedan provocar retrasos en la entrega de los pedidos o en su defecto excesos de stock, que consisten en almacenar productos por encima de la demanda, lo que se traduce en costes para la empresa.
Para que sea efectivo, la empresa que realiza un inventario periódico debe especificar con antelación las fechas exactas en las que se realizará el recuento. De esta forma, los operadores pueden organizarse para hacerlo correctamente. Lo ideal es priorizar periodos de baja actividad comercial para no perturbar otros procesos.
Ventajas y desventajas del inventario periódico.
Como decíamos, el inventario periódico es un inventario físico que se produce con cierta regularidad.
Una de sus ventajas es que no requiere ningún sistema automático de registro de datos: los operadores sólo necesitan lápiz y papel para anotar el número de artículos disponibles en el almacén (y, en los almacenes pequeños, la gestión del stock se realiza en Excel, aunque esto es no es una práctica recomendada).
Además, al recorrer el almacén contando los artículos almacenados, los operadores pueden verificar visualmente que los productos se encuentran en buenas condiciones.
Finalmente, se puede comparar la cantidad de artículos reales en el almacén con la cantidad registrada en el inventario teórico o contable (que es administrado por el programa de gestión de almacenes o ERP).
Sin embargo, la principal desventaja del inventario físico es que, al ser manual, el riesgo de errores es alto. Por tanto, es más práctico para pequeños comercios que almacenan pocos productos en sus almacenes y con un valor unitario bajo por cada producto.
Cabe señalar que este es un proceso que requiere tiempo y recursos. Para lograr esto de manera óptima, las operaciones del almacén deben cerrarse total o parcialmente y deben dedicarse horas a contar los productos en cada ubicación.
Asimismo, con el inventario periódico sólo obtenemos un retrato fiel de la situación del almacén en momentos concretos del año, por lo que no dispondremos de información en tiempo real y no evitaremos la aparición de desequilibrios.
Inventario anual vs. inventario periódico
¿Cuándo hacer un inventario? Si bien no existe un momento obligatorio para las empresas (esto dependerá de la organización interna de cada empresa), es recomendable que esto se haga al menos anualmente. De lo contrario, pueden surgir discrepancias importantes entre el inventario contable y el inventario físico, así como repetidas faltas de existencias.
El inventario anual, como su nombre indica, es un recuento que sólo se realiza una vez al año. El funcionamiento en sí es el mismo que hemos visto hasta ahora: los operarios recorren el almacén contando sus existencias.
La ventaja del inventario periódico sobre el inventario anual es que la información estará más actualizada (a mayor frecuencia, mayor precisión). Sin embargo, como decíamos, es una operación que consume mucho tiempo y recursos (sobre todo si esta tarea se repite varias veces a lo largo del año).
Por este motivo, algunas empresas optan por realizar un inventario periódico en lugar de un inventario anual si, con el tiempo, encuentran problemas de inventario que demuestran la insuficiencia de realizar un único recuento al año.
Inventario cíclico versus inventario periódico
El inventario cíclico implica contar periódicamente grupos de referencias, en lugar de tener que contar todo el inventario del almacén de una vez.
Si se realiza un inventario cíclico, primero es necesario organizar cómo se contabilizarán los artículos. Por ejemplo, los productos con mayor facturación o mayor valor se contarán con mayor frecuencia. También se puede organizar por zonas, tipos de productos, etc.
Cada día, o cada pocos días, se dedica una cantidad limitada de tiempo a esta tarea. De esta forma evitamos detener la actividad de la empresa, como ocurre con el inventario periódico o anual. Asimismo, es mejor mantener actualizado el inventario de productos de mayor valor o mayores ventas.
Un inventario cíclico puede parecer más adecuado que un inventario periódico, ya que su impacto en la actividad de la empresa es menor y es posible disponer de las referencias importantes más actualizadas. Sin embargo, la planificación puede resultar innecesariamente compleja en almacenes que mueven una variedad relativamente pequeña de productos.
Además, a diferencia de un inventario periódico, nunca se tiene una visión completa de la situación de todo el almacén en un momento dado.
Inventario perpetuo versus inventario periódico
Para empresas con muchos productos no basta con realizar inventarios periódicos. Lo que realmente necesitan es mantener un stock permanente para conocer en cada momento el estado de los artículos de su almacén.
El inventario permanente consiste en un registro en tiempo real de los movimientos que se producen en el almacén (recepciones, almacenamiento, preparación de pedidos, envíos, etc.).
Del inventario periódico al inventario permanente
Un inventario periódico es una forma de controlar la mercancía almacenada en un momento determinado. Como hemos visto, esta es una operación que puede resultar muy útil para determinadas empresas (especialmente aquellas con pocas referencias almacenadas).
Sin embargo, hay otras empresas que deben estar siempre informadas sobre el estado de su almacén para poder tomar decisiones de mejora y atender a los clientes sin demoras.
En cualquier caso, es recomendable disponer de un software de gestión de almacenes. Por un lado, mantener un estricto control de la mercancía y, por otro lado, si se desea realizar un inventario físico, optimizar esta operación.
